अपर/ उप सचिव

अपर/ उप सचिव

अपने प्रभार की शाखाओं पर नियंत्रण और अनुशासन बनाये रखना।

यह सुनिश्चित करना कि अनुभाग अधिकारी अपना कार्य सचिवालयीन कार्यालय पुस्तिका के अनुसार कर रहे हैं।

तत्काल और समय सीमा के प्रकरण तुरंत प्रस्तुत करना ।

प्राप्त डाक का अवलोकन कर महत्वपूर्ण और समय सीमा के पत्रों को उच्चाधिकारियों के ध्यान में लाना और यदि आवश्यक हो तो कार्यालय को विशेष हिदायत देना ।

जटिल और महत्वपूर्ण प्रकरणों पर विश्लेषणात्मक टीप प्रस्तुत करना ।

समय-समय पर शाखा के लंबित प्रकरणों को जानकारी लेकर आवश्यक निर्देश देना ।

रोस्टर के मुताबिक कक्षों का निरीक्षण करना एवं समुचित सुझाव देना एवं क्रियान्वयन सुनिश्चित करना ।

महामहिम राज्य के अभिभाषण एवं वित्त मंत्री के बजट भाषण में उल्लेखित घोषणाओं तथा विधानसभा में की जाने वाली घोषणाओं के संबंध में विभाग की ओर से कार्रवाई एवं अनुश्रवण सुनिश्चित करना ।
मंत्रिपरिषद तथा उसकी समितियों में प्रस्तुत किये जाने वाले प्रकरणों के संबंध में संक्षेपिका तैयार करने को कार्रवाई कार्य नियमों में दिये गये निर्देशानुसार सुनिश्चित करना तथा मंत्रिपरिषद द्वारा लिये गये निर्णयों का क्रियान्वयन समयावधि में सुनिश्चित करना ।
माननीय मुख्य मंत्री ⁄ विभागीय मंत्री द्वारा विभाग से संबंधित की गयी घोषणाओं के क्रियान्वयन एवं अनुश्रवण की कार्रवाई सुनिश्चित करना।

मुख्यमंत्री, मंत्रीगण, सांसदों, विधायकों, केन्द्रीय मंत्रियों, भारत सरकार इत्यादि विशेष व्यक्तियों से प्राप्त होने वाले पत्रों पर त्वरित कार्रवाई करना तथा इसके अनुश्रवण के लिये पंजी का संधारण करवाना।
अंतर विभागीय नस्तियों के परिचालन हेतु पंजी संधारण सुनिश्चित करना ।

विभिन्न प्रकार के संवैधानिक एवं न्यायिक आयोगों यथा लोक सेवा आयोग, मानव अधिकार आयोग, लोकायुक्त, राष्ट्रीय अनुसूचित जाति जनजाति आयोग, राज्य अनुसूचित जाति जनजाति आयोग इत्यादि से प्राप्त होने वाले प्रतिवेदन व अनुशंसाओं पर त्वरित कार्यवाही सुनिश्चित करना ।
विभाग के स्थापना संबंधी समस्त कार्यों का समय-समय पर अनुश्रवण करना तथा यह सुनिश्चित करना कि विभागीय परामर्शदात्री समिति द्वारा निर्धारित स्थापना से संबंधित सभी कार्यों का पालन सुनिश्चित करना। उदाहरण स्वरूप भर्ती नियमों का संधारण ⁄ पदक्रम सूची का प्रकाशन ⁄ स्थाईकरण ⁄ पदप्रवर्तन ⁄ नए पदों के निर्माण इत्यादि को कार्रवाई करना ।
विभागीय पदोन्नति समिति की बैठकें निर्धारित समय पर संपन्न कराने की कार्रवाई सुनिश्चित करना।

अवकाश ⁄ पेंशन ⁄ न्यायालयीन प्रकरण ⁄ सामान्य भविष्यनिधि तथा विभागीय जांच से संबंधित प्रकरणों का समयावधि में प्रस्तुतिकरण सुनिश्चित करना।
वार्षिक गोपनीय चरित्रावलियों का संधारण सही तरीके से सुनिश्चित करना तथा प्रतिकूल टीकाओं की संसूचना समय पर दी जाना । साथ ही लंबित गोपनीय प्रतिवेदनों को एकत्रित करना ।
विधानसभा से संबंधित समस्त प्रकार के मुद्दे यथा विधानसभा प्रश्न, ध्यानाकर्षण सूचनाएं इत्यादि के संबंध में कार्रवाई त्वरित गति से करना तथा यथासमय विधानसभा को जानकारी इत्यादि भेजी जाती है, यह सुनिश्चित करना।
विधानसभा की विभिन्न समितियां यथा लोक सेवा समिति, याचिका समिति सार्वजनिक उपक्रम समिति, आश्वासन समिति इत्यादि को समय सीमा में जानकारी भेजना व की गई अनुशंसा पर कार्यवाही करना ।
अपूर्ण उत्तर तथा आश्वासनों की शीघ्रतिशीघ्र निराकरण करना ।

न्यायालयीन प्रकरणों के संबंध में समस्त कार्यवाही समय सीमा में सुनिश्चित करना⁄प्रकरणों की स्थिति की समीक्षा करना तथा पारित आदेशों का क्रियान्वयन सुनिश्चित करना।
यह सुनिश्चित करना कि विभागाध्यक्ष से समय पर बजट एवं पूरक बजट के प्रस्ताव प्राप्त हो ।

अधिकारियों को सेवा पुस्तिका, सामान्य भविष्य निधि पुस्तिका आदि का विधिवत संधारण तथा उनका रखरखाव एवं अधिकारियों द्वारा सामान्य भविष्य निधि, विभिन्न प्रकार के अग्रिमेां के प्राप्त होने वाले आवेदन पत्रों का निश्चित अवधि में निराकरण तथा विभिन्न प्रकार के अवकाश प्रकरणों का निराकरण सुनिश्चित करना ।
कक्ष में विभिन्न विषयों पर जारी होने वाले शासन के निर्देशों का अद्यतन संकलन (ेजवबा पिसम) संधारित करवाना ।

प्रमुख सचिव ⁄ सचिव की अनुपस्थिति में समय-समय पर आयोजित बैठकों में उनकी ओर से मंत्रालय में पदस्थ अपर सचिव ⁄ उप सचिव भाग लेंगे तथा समस्त जानकारी के साथ उपस्थित होंगे । विधानसभा की कार्यवाहियों के लिए भी साक्ष्य समिति की बैठक में उनकी अनुपस्थिति में उपस्थित होंगे ।
सामान्यतः विभाग में खोली गई नस्ती छः माह से अधिक प्रचलित नहीं रहनीं चाहिए । वर्ष में दो बार इसकी समीक्षा इनके द्वारा की जानी चाहिए तथा जो नस्तियां छः माह से नस्तीबध्द नहीं की जाती है, ऐसी प्रत्येक नस्ती को वह विभाग के सचिव ⁄ प्रमुख सचिव को कारण बताते हुए प्रस्तुत करे कि यह पूर्ण क्यों नहीं हो सकी है।
वरिष्ठ अधिकारियों द्वारा समय-समय पर दिये गये दायित्वों का निर्वहन किया जाना।

वेबसाइट पर विभागीय जानकारी का सामयिक नवीनीकरण करवाना तथा ऐसी कोई जानकारी जो सार्वजनिक महत्व की हो, उसे वेबसाइट पर अंकित करवाना।
शासकीय पत्र व्यवहार अधिक से अधिक ई-मेल पर करना सुनिश्चित करना।

अवर सचिव के कर्तव्य एवं दायित्व-
अपने प्रभार की शाखाओं पर नियंत्रण और अनुशासन बनाये रखना।

यह सुनिश्चित करना कि अनुभाग अधिकारी अपना कार्य सचिवालयीन कार्यालय पुस्तिका के अनुसार कर रहे हैं।

यह सुनिश्चित करना कि अनुभाग अधिकारी द्वारा नस्तियों का प्रस्तुतीकरण निर्धारित प्रक्रिया के अनुसार यथोचित संदर्भ बताते हुए संपूर्ण रूप में प्रस्तुत की जाती है अथवा नहीं ।
तत्काल और समय सीमा के प्रकरण तुरंत प्रस्तुत कराना।

प्राप्त डाक का अवलोकन कर महत्वपूर्ण और समय सीमा के पत्रों को उच्चाधिकारियों के ध्यान में लाना और यदि आवश्यक हो तो कार्यालय को विशेष हिदायत देना।
जटिल और महत्वपूर्ण प्रकरणों पर विश्लेषणात्मक टीप प्रस्तुत करना।

समय-समय पर शाखा के लंबित प्रकरणों की जानकारी लेकर आवश्यक निर्देश देना।

रोस्टर के मुताबिक निरीक्षण करना एवं समुचित सुझाव देना एवं क्रियान्वयन सुनिश्चित करना ।

निरीक्षण के संबंध में कक्षवार गार्ड फाइल तैयार करवाना और की गई कार्रवाई से उच्चाधिकारियों को अवगत कराना।

महामहिम राज्यपाल के अभिभाषण एवं मान. वित्त मंत्री के बजट भाषण में उल्लेखित घोषणाओं तथा विधानसभा में की जाने वाली घोषणाओं के संबंध में विभाग की ओर से कार्रवाई एवं अनुश्रवण सुनिश्चित करना।
मंत्रिपरिषद में प्रस्तुत किये जाने वाले प्रकरणों के संबंध में संक्षेपिका तैयार करने की कार्रवाइ्र्र कार्य नियमों में दिये गये निर्देशानुसार सुनिश्चित करना तथा मंत्रिपरिषद द्वारा लिये गये निर्णयों का क्रियान्वयन समयावधि में सुनिश्चित करना।
मान. मुख्यमंत्री ⁄ विभागीय मंत्री द्वारा विभाग से संबंधित की गई घोषणाओं के क्रियान्वयन एवं अनुश्रवण की कार्रवाई सुनिश्चित करना।

मान. मुख्य मंत्री, मंत्रीगण, सांसदों, विधायकों, केन्द्रीय मंत्रियों, भारत सरकार इत्यादि विशेष व्यक्तियों से प्राप्त होने वाले पत्रों पर त्वरित कार्रवाई करना तथा इसके अनुश्रवण के लिए पंजी का संधारण करवाना।
अंतर विभागीय नस्तियों के परिचालन हेतु पंजी संधारण सुनिश्चित करवाना।

विभिन्न प्रकार के संवैधानिक एवं न्यायिक आयोगों यथा लोक सेवा आयोग, मानव अधिकार आयोग, लोकायुक्त, राष्ट्रीय अनुसूचित जाति जनजाति आयोग, राज्य अनुसूचित जाति जनजाति आयोग इत्यादि से प्राप्त होने वाले प्रतिवेदन व अनुशंसाओं पर त्वरित कार्यवाही सुनिश्चित करना।
विभाग के स्थापना संबंधी समस्त कार्यों का समय-समय पर अनुश्रवण करना तथा यह सुनिश्चित करना कि विभागीय परामर्शदात्री समिति द्वारा निर्धारित स्थापना से संबंधित सभी कार्यों का पालन सुनिश्चित करना । उदाहरण स्वरूप भर्ती नियमों का संधारण ⁄ पदक्रम सूची का प्रकाशन ⁄ स्थाईकरण ⁄ पद प्रवर्तन ⁄ नए पदों के निर्माण इत्यादि की कार्रवाई करना।
यह सुनिश्चित करना कि अधिकारी ⁄ कर्मचारियों के वार्षिक वेतन वृध्दियां समय पर स्वीकृत हो जाए।

विभागीय पदोन्नति समिति की बैठकें निर्धारित समय पर संलग्न कराने की कार्रवाई सुनिश्चित करना।

अवकाश ⁄ पेंशन ⁄ न्यायालयीन प्रकरण ⁄ सामान्य भविष्यनिधि तथा विभागीय जांच से संबंधित प्रकरणों का समयावधि में प्रस्तुतिकरण सुनिश्चित करना।
वार्षिक गोपनीय चरित्रावलियों का संधारण सही तरीके से सुनिश्चित करना तथा प्रतिकूल टीकाओं की संसूचना समय पर दी जाना। साथ ही लंबित गोपनीय प्रतिवेदनों को एकत्रित करना।
विधानसभा से संबंधित समस्त प्रकार के मुद्दे यथा विधानसभा प्रश्न, ध्यानाकर्षण सूचनाएं इत्यादि के संबंध में कार्रवाई त्वरित गति से करना तथा यथासमय विधानसभा को जानकारी इत्यादि भेजी जाती है, यह सुनिश्चित करना।
विधानसभा की विभिन्न समितियां यथा लोक सेवा समिति, याचिका समिति सार्वजनिक उपक्रम समिति, आश्वासन समिति इत्यादि की अनुशंसाओं पर कार्यवाही करना ।

अपूर्ण उत्तर तथा आश्वासनों का शीघ्रतिशीघ्र निराकरण करवाना ।

न्यायालयीन प्रकरणों के पारित आदेशों का क्रियान्वयन सुनिश्चित करना।

यह सुनिश्चित करना कि विभागाध्यक्ष से समय पर बजट एवं पूरक बजट के प्रस्ताव प्राप्त हो ।

अधिकारियों को सेवा पुस्तिका, सामान्य भविष्य निधि पुस्तिका आदि का विधिवत संधारण तथा उनका रखरखाव एवं अधिकारियों द्वारा सामान्य भविष्य निधि, विभिन्न प्रकार के अग्रिमों के प्राप्त होने वाले आवेदन पत्रों का निश्चित अवधि में निराकरण तथा विभिन्न प्रकार के अवकाश प्रकरणों का निराकरण सुनिश्चित करना ।
कक्ष में विभिन्न विषयों पर जारी होने वाले शासन के निर्देशों का अद्यतन संकलन (ेजवबा पिसम) संधारित करवाना।

वरिष्ठ अधिकारियों द्वारा समय-समय पर किये गये दायित्वों का निर्वहन किया जाना।